Votre ASBL doit tenir une comptabilité probante. Pour les ASBL, deux types de comptabilité sont toutefois possibles : une comptabilité simplifiée et une comptabilité en partie double. Laquelle s’applique à votre ASBL, et de quoi cela dépend-il ?
Comptabilité simplifiée et en partie double
La règle générale. C’est simple : toute ASBL doit tenir une comptabilité. Toutes les recettes et dépenses doivent être étayées par des pièces justificatives (factures, tickets de caisse, reçus, notes de frais, etc.) La tenue d’une comptabilité régulière relève de la responsabilité de l’organe d’administration.
La comptabilité simplifiée (ou comptabilité de caisse). Il s’agit de la comptabilité la plus simple. La comptabilité simplifiée se contente de répertorier les recettes et dépenses dans un journal, les opérations de banque et de caisse étant enregistrées dans une colonne distincte. Bien entendu, les factures entrantes et sortantes (pièces justificatives) doivent également être conservées. Des modèles de documents sont prévus pour la tenue de la comptabilité simplifiée des ASBL :
- modèle de journal normalisé ;
- schéma minimal normalisé de l’état des recettes et dépenses ; et
- schéma de l’annexe.
Attention ! Le schéma minimal normalisé de l’état des recettes et dépenses ainsi que le schéma de l’annexe doivent être déposés chaque année au greffe du tribunal de l’entreprise.
Comptabilité en partie double. Il s’agit de la comptabilité classique, complète, composée d’un bilan et d’un compte de résultats. Elle est moins simple que la comptabilité simplifiée, mais donne une image beaucoup plus détaillée. Outre les journaux, la comptabilité en partie double comprend également un grand livre, qui se compose de plusieurs comptes généraux (p.ex. chiffre d’affaires, charges, investissements, fonds propres, etc.). Chaque opération doit correspondre à un paiement ou un encaissement. Chaque opération comptable est donc enregistrée deux fois (en double) dans les comptes, une fois à l’actif et une fois au passif.
Attention ! Le bilan et le compte de résultats (qui forment ensemble les comptes annuels) doivent être déposés chaque année à la Banque nationale de Belgique, conformément à un modèle obligatoire en fonction de la taille de l’ASBL.
Conseil. Tant la tenue d’une comptabilité simplifiée que la tenue d’une comptabilité en partie double relève de la responsabilité de l’organe d’administration.
Quand tenir une comptabilité simplifiée ou en partie double ?
Cela dépend du chiffre d’affaires annuel, du total du bilan (actif et passif) et du nombre moyen de membres du personnel de votre ASBL.
Les ASBL qui ne dépassent pas plus d’un des critères ci-dessous sont autorisées à tenir une comptabilité simplifiée (ou comptabilité de caisse). Celles qui en dépassent plusieurs doivent tenir une comptabilité en partie double :
- moyenne annuelle de cinq salariés ;
- 334 500 € de recettes (hors TVA) par an ;
- 1 337 000 € maximum d’actifs ;
- 1 337 000 € maximum de dettes.
Attention ! Dans certains secteurs, la législation exige d’office la tenue d’une comptabilité en partie double. C’est le cas, p.ex., des écoles, des hôpitaux, des maisons de repos, des secrétariats sociaux, etc. Parfois, la tenue d’une comptabilité en partie double est également une condition pour bénéficier de subventions. Si votre ASBL est soumise à la TVA, la tenue d’une comptabilité en partie double est également recommandée.
Passage d’une comptabilité simplifiée à une comptabilité en partie double. Votre ASBL doit passer d’une comptabilité simplifiée à une comptabilité en partie double si elle dépasse plus d’un critère pendant deux exercices comptables successifs. Elle doit donc changer de méthode pour l’exercice comptable suivant celui au cours duquel les critères ont été dépassés pour la deuxième fois.
Exemples :
- Si les critères ont été dépassés en 2021 et 2022, la comptabilité doit être en partie double à compter de 2023.
- Si les critères n’ont été dépassés qu’en 2021, vous pouvez continuer à tenir une comptabilité simplifiée.
Si votre grosse ASBL répond aux critères d’une ASBL pouvant tenir une comptabilité simplifiée durant deux exercices successifs, elle peut passer à une comptabilité simplifiée. Ce n’est donc pas obligatoire.
Conseil. La comptabilité en partie double fournit toujours plus d’informations. Votre ASBL peut donc volontairement décider de tenir une telle comptabilité, même si elle n’est pas légalement obligée de le faire.
Le type de comptabilité que votre ASBL doit tenir dépend de son chiffre d’affaires annuel, du total de son bilan (actifs/dettes) et de l’effectif moyen de son personnel. Les ASBL de petite taille tiennent une comptabilité simplifiée, qui consiste en un simple état des recettes et dépenses. Si les critères sont dépassés pendant deux exercices successifs, votre ASBL doit passer à la comptabilité en partie double.