Tout comme une entreprise, votre ASBL doit également tenir une comptabilité. Pour les ASBL relativement petites, une comptabilité «simplifiée» est suffisante, mais il peut être tout de même préférable de tenir une comptabilité «complète». Pourquoi donc ?
Une comptabilité complète ou simplifiée ?
Comptabilité complète. Une comptabilité complète doit inclure toutes les opérations, les actifs, les créances, les dettes et les engagements de toute nature. Avec cette méthode, chaque opération est enregistrée deux fois (d’où l’expression «comptabilité en partie double»), car chaque écriture a une contrepartie (art. III.83 et III.84 CDE) .
Une comptabilité simplifiée. Cela consiste d’abord en un «livre de caisse», c.-à-d. un enregistrement de toutes les dépenses et recettes en argent. En outre, cela comprend généralement aussi un «livre de banque», qui consiste en un aperçu des dépenses et des recettes via le compte bancaire (art. 6 AR 21.10.2018, MB 29.10.2018 ; art. III.85, §2 CDE) . Enfin, il faut également dresser un inventaire annuel des actifs (comme les bâtiments et les stocks), des créances (p.ex. sur les clients), des dettes (p.ex. envers les fournisseurs) et des droits et obligations (comme les hypothèques).
Quelle comptabilité pour votre ASBL ?
La tenue d’une comptabilité est-elle obligatoire ? Oui. Toutes les ASBL, quelle que soit leur taille, doivent tenir une comptabilité et publier des comptes annuels approuvés.
Complète ou simplifiée ? Cela dépend de la taille de votre ASBL. Une comptabilité complète est obligatoire dès qu’au moins deux des critères suivants sont dépassés (art. 3:47, §2 CSA) :
- une moyenne annuelle de cinq employés (en équivalents temps plein) ;
- 334 500 € (hors TVA) de recettes récurrentes ;
- 1 337 000 € d’actifs ;
- 1 337 000 € de dettes.
Conseil. Il faut dépasser ces critères pendant deux exercices comptables consécutifs avant de changer de catégorie. Un dépassement ponctuel n’a donc aucune conséquence.
Pas obligatoire, mais tout de même une comptabilité complète ? Les ASBL qui tiennent une comptabilité simplifiée peuvent toujours opter volontairement pour le système de la comptabilité complète. Ce sera souvent le cas si votre ASBL :
- veut bénéficier de subsides de la part d’organismes publics, car ceux-ci exigent souvent que l’ASBL concernée tienne une comptabilité complète ;
- fait appel aux services d’un comptable, car celui-ci utilise des logiciels pour tenir la comptabilité de ses clients.
Conseil. Dans un tel cas, l’organe d’administration peut décider, chaque année, d’opter pour une comptabilité complète ou simplifiée, et ce quel que soit le type de comptabilité choisi l’année précédente.
Si votre ASBL ne compte pas plus de cinq travailleurs et si ses revenus récurrents ne dépassent pas 334 500 €, une comptabilité «simplifiée» suffit d’un point de vue légal. Toutefois, si elle demande des subsides, l’organisme public compétent exigera souvent que vous teniez une comptabilité «complète».